PORTAL DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO

Você está aqui: Página Inicial > Tecnologia da Informação e Comunicação > Perguntas frequentes > O que são Documento e Processo Eletrônicos?

O que são Documento e Processo Eletrônicos?

por Rebeca Campanha publicado 05/12/2017 10h08, última modificação 18/07/2018 15h55

SUAP - Protocolo

O módulo de Protocolo do Sistema Unificado da Administração Pública (SUAP) é destinado à geração de protocolo e gestão de trâmites de unidade protocoladora e foi criado para permitir o registro, a movimentação e o controle de documentos Institucionais.

Com a conclusão da implantação do Processo Eletrônico Nacional (PEN), reflexo do Decreto N.° 8.539, de 8 de outubro de 2015 que define o uso do meio eletrônico para realização dos procedimentos administrativos, o SUAP - Módulo de Protocolo passou a ser utilizado somente para busca e tramitação de processos cadastrados até 31/12/2017.

 O acesso ao SUAP - Módulo de Protocolo é feito exclusivamente pelo endereço eletrônico https://suap.iff.edu.br. A consulta e tramitação de processos anteriores a 2018 é feita no menu Administração→Protocolo→Processos.

Apenas pessoas lotadas no setor em que o processo se encontra possuem permissão para tramitá-lo. No entanto, a busca por estes processos pode ser realizada tanto pela interface pública do SUAP, sem necessidade de autenticação, quanto pelo caminho citado anteriormente, estando o usuário autenticado no sistema.

 

SUAP - Documento Eletrônico e Processo Eletrônico

O Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, objetivando a melhoria no desempenho dos processos do setor público, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos.

A introdução do PEN em âmbito institucional, conforme definições estabelecidas no Decreto N.° 8.539, de 8 de outubro de 2015, está sendo viável devido a implantação de dois módulos que irão compor o Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP):

  • Módulo de Documento Eletrônico: permite a gestão de documento arquivísticos adotando, para isso, um conjunto de conceitos, termos e abreviações pertencentes a área de conhecimento da gestão de documentos. 
  • Módulo de Protocolo Eletrônico: permite o registro e a tramitação de documentos e processos eletrônicos.

 

A implantação dos novos módulos SUAP compõem outras duas grandes ações nacionais de adoção do PEN, sendo:

  • Barramento de Integração: solução que permitirá a tramitação de processos entre os órgãos que utilizam diversas soluções de processo eletrônico.
  • Protocolo Integrado: consolida uma base de dados com informações sobre documentos oriundas dos diversos sistemas de protocolo dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Seu intuito é oferecer à sociedade mais um canal de consultas dessas informações, além de serviços como envio de informes sobre andamento de processos e documentos via correio eletrônico (e-mail).

 

O acesso aos Módulos de Documentos Eletrônicos e Protocolo Eletrônico do SUAP é feito exclusivamente pelo endereço eletrônico https://suap.iff.edu.br e todos os servidores docentes e administrativos possuem permissão para cadastrar, tramitar e buscar documentos e processos. Para concessão de acesso a estagiários, bolsistas e terceirizados veja aqui o procedimento.

Na tabela abaixo seguem maiores informações que irão auxiliar a utilização dos referidos módulos no SUAP.

 

Módulo Protocolo EletrônicoMódulo Documentos Eletrônicos

Menu de acesso: 

Administração→Protocolo Eletrônico 

Menu de acesso:

 Administração→Documentos Eletrônicos

Manual Manual
Processos mapeados Processos mapeados

 

Dúvidas sobre composição de documentos ou processos eletrônicos deverão ser resolvidas pelo e-mail da comissão responsável pela implantação do PEN no IFFluminense: comissao_processoeletronico@iff.edu.br.

Para retirar dúvidas técnicas ou reportar erro ou indisponibilidade dos módulos no SUAP, deverá ser enviado e-mail para suporte.ti@iff.edu.br.

Acesse AQUI a página do Processo Eletrônico no portal do IFF. 

registrado em: