O que é o Processo Eletrônico Nacional (PEN)?

O Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, objetivando a melhoria no desempenho dos processos do setor público, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos. A Comissão de Implantação do Processo Eletrônico da Reitoria do Instituto Federal Fluminense disponibiliza aqui uma página com informações completas sobre a introdução do PEN no âmbito institucional.

Quem tem permissão para criar e tramitar documentos e processos eletrônicos?

Todos os servidores ativos administrativos e docentes têm permissão de criar e tramitar documentos e processos eletrônicos do seu setor de exercício.  Entretanto, para que bolsistas, estagiários e terceirizados possam criá-los e tramitá-los será necessário que sua chefia imediata façam uma solicitação na Central de Serviços.

Atuo em mais de um setor ou campus, como posso criar e tramitar documentos e processos eletrônicos de um setor diferente do que estou em exercício?

Para poder criar e tramitar processos de setores diferentes do seu setor de exercício, deve-se solicitar à Direção de Gestão de Pessoas  que inclua o segundo setor como adicional.

Sou membro de comissão, como posso criar e tramitar documentos e processos eletrônicos relacionados a ela?

Para criar e tramitar documentos e processos de comissões é necessário criar uma solicitação na Central de Serviços de TI contendo em anexo a portaria de posse do solicitante para que a TI do campus conceda o acesso.

O chefe do meu setor entrou de férias, como posso criar e tramitar documentos e processos durante este período?

Ao sair de férias, o chefe do setor deve delegar o acesso para um interino que irá criar e tramitar documentos e processos no seu setor durante este período. Acesse aqui o guia para executar esta ação no SUAP.

Como posso identificar os processos e documentos padronizados a serem tramitados eletronicamente ?

A Comissão de Implantação do Processo Eletrônico da Reitoria do Instituto Federal Fluminense, com o objetivo de atender ao Decreto Nº 8539, de 8 de Outubro de 2015 - que trata da implantação de meios eletrônicos para a realização de processos administrativos nos órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional - vem trabalhando na organização e padronização da formação processual eletrônica no Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP).

Após a definição de quais processos seriam implementados eletronicamente, estes foram categorizados e tiveram seus fluxos desenhados. Sendo assim, os processos a serem tramitados eletronicamente foram compilados em um Manual de Padronização e Tramitação de Processos Eletrônicos – IFFluminense que está disponível aqui.

Tenho dúvidas sobre a composição de um documento ou processo, a quem devo recorrer?

Dúvidas sobre composição de documentos ou processos eletrônicos deverão ser resolvidas por meio do Manual de Padronização e Tramitação de Processos Eletrônicos – IFFluminense ou pelo e-mail da comissão responsável pela implantação do PEN no IFFluminense: comissao_processoeletronico@iff.edu.br.