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TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO
Apresentação
1. Apresentação
Cada vez mais as organizações necessitam definir critérios eficientes e adequados para o desenvolvimento de suas demandas. Como consequência, surge a necessidade de selecionar e priorizar a execução de um número cada vez maior de projetos de TIC de interesse institucional, somando-se à necessidade de se adotar uma metodologia eficiente para o desenvolvimento organizado das atividades oriundas destes projetos. Para que o processo de priorização de demandas fosse bem-sucedido, a DGTI adotou as boas práticas de gerenciamento de projetos constantes no PMBOK® (Project Management Body of Knowledge - Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos) e na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do SISP. Esta ação visa a solucionar as questões apresentadas e inova a gestão de projetos de TIC no Instituto Federal Fluminense.
Segundo o PMBOK®, um projeto consiste num esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo, enquanto que gerenciamento de projetos fundamenta-se na aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos.
Neste contexto, o Escritório de Governança e Projetos de TI busca promover a cultura de gerenciamento de projetos e tem, como parte de sua atribuição, promover a cultura de gerenciamento de projetos, atuando como facilitadora na elaboração e no acompanhamento dos projetos desenvolvidos no âmbito da DGTI.
2. Portfólio de Projetos de TIC
Ainda de acordo com o PMBOK®, um portfólio refere-se a projetos, programas, subportfólios e operações gerenciados como um grupo para atingir objetivos estratégicos. No IFFluminense, este é um processo dinâmico que envolve a DGTI e o Comitê de Governança Digital (CGD) - instituído em 2021 - que, dentre outras tarefas, realizam a etapa de seleção e priorização de demandas de projetos de TIC estratégicos para a instituição.
Cada portfólio tem um prazo de execução de 2 anos e os projetos priorizados são continuamente reavaliados, podendo, com isso, serem re-priorizados, suspensos ou até mesmo cancelados. Neste portfólio encontram-se os projetos priorizados para o período de 2021-2022. Cada projeto possui sua respectiva página com detalhes, tais como: seus objetivos, benefícios, custo, stakeholders, prazos e outras informações.
Conheça aqui o Portfólio de Projetos de TIC 2021-2022
Conheça aqui o Portfólio de Projetos de TIC 2023-2024
Juntamente com o Portfólio de Projetos de TIC, o EPTI mantém um sub portfólio de projetos de implantação, cujos esforços empreendidos para execução são de baixa complexidade. Neste sub portfólio encontram-se projetos de implantação de sistemas simples ou módulos SUAP já desenvolvidos por outras instituições que demandem pouca ou nenhuma customização, bastando serem realizados testes e homologação por parte do solicitante para que sejam instalados.
Devido à baixíssima complexidade de execução dos projetos deste sub portfólio, este é constantemente modificado e novos projetos podem ser incluídos em qualquer tempo.
Conheça aqui o Sub portfólio de Projetos de Implantação de TIC
3. Metodologia de Priorização dos Projetos de TIC
Atualmente, após a criação do Comitê de Governança Digital, foi proposta uma nova metodologia de priorização de projetos baseado em sistema de pesos. Foram estabelecidos 4 critérios e seus respectivos subitens que receberam uma escala de avaliação. Os itens de um determinado critério são avaliados e somados e seu resultado é multiplicado pelo peso do respectivo critério. Por fim, o resultado da soma dos 4 critérios define a pontuação de cada projeto. Utilizando-se esta metodologia é possível avaliar e classificar os projetos em uma lista decrescente de pontuação.
Após o estabelecimento desta lista, é realizada uma avaliação pela equipe de TIC a fim de predizer o tempo estimado para execução de cada projeto. Desta forma, o CGD é capaz de escolher, baseado em critérios objetivos, os projetos priorizados que irão compor o Portfólio de Projetos de TIC em um período habitual de 2 anos.
Os critérios, itens e escala de avaliação dos projetos podem ser conhecidos na tabela 1 (Abra a tabela em nova aba para vê-la em resolução maior).
Tabela 1: Critérios para priorização de projetos de TIC
4. Histórico
Desde 2016 a DGTI, em conjunto com o comitê responsável, vem utilizando metodologias e boas práticas já normatizadas para preiorização de projetos estratégicos de TIC
Diante dos novos desafios apresentados pelo período de pandemia da Covid-19, dos objetivos estratégicos institucionais apresentados no PDI 2018-2022 e da criação do Comitê de Governança Digital, optou-se por reanalisar e repactuar os projetos que se encontravam em fila para serem realizados. Desta forma, todos os projetos foram reapresentados ao CGD, juntamente com novos projetos institucionais, e foi realizada nova rodada de priorização baseada na metodologia apresentada na seção 3.