PORTAL DA
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO
Webconferência IFF
Introdução
O Webconferência IFF é um serviço institucional de comunicação e colaboração que promove encontros virtuais entre dois ou mais participantes. Por meio dele é possível compartilhar áudio, vídeo, texto, imagens, tela e realizar edição de documentos colaborativamente com pessoas em qualquer lugar, mesmo que estejam distantes geograficamente, utilizando um computador ou dispositivo móvel.
Para realizar reuniões remotas via web utilizando o Webconferência IFF não é necessário instalar ferramentas adicionais ou estar conectado à VPN institucional.
Veja abaixo como criar, acessar, compartilhar e utilizar demais recursos de uma sala.
Importante: Utilize preferencialmente o navegador Google Chrome para acessar o Webconferência IFF.
Passo a passo
1. Acessando o serviço e configurando preferências
Para utilizar o serviço Webconferência IFF acesse o endereço https://webconf.iff.edu.br. Antes de iniciar uma conferência, você pode configurar suas opções de áudio, vídeo, perfil e idioma clicando no ícone destacado na imagem abaixo.
1.1. Configuração de dispositivos
Nesta área é possível personalizar seus dispositivos de vídeo, microfone e áudio para uso durante a conferência.
1.2. Configuração de perfil
Nesta área é possível personalizar itens do seu perfil como seu nome e e-mail para exibição durante a conferência
1.3. Configuração de idioma
Nesta área é possível personalizar o idioma para uso da ferramenta.
2. Criando e compartilhando uma sala de conferência
2.1 - Para criar uma sala e iniciar uma conferência acesse o endereço https://webconf.iff.edu.br, informe o nome desejado para a sala e clique em IR.
2.2 - Caso seja solicitado permissão de acesso a câmera e ao microfone, clique em permitir.
2.3 - Se você for o primeiro participante da conferência, será necessário clicar em Eu sou o moderador e então serão solicitadas suas credenciais do idIFF (CPF e Senha) para iniciar a sala.
* Se você não for o moderador da sala, basta aguardar que o mesmo inicie a conferência para que a mensagem desapareça e você possa adentrar.
2.4 - Após se autenticar, a sala de conferência estará ativa. Para convidar outros participantes basta enviar para os mesmos o endereço (URL) da conferência, conforme destacado na imagem abaixo.
3. Como utilizar a Webconferência IFF no comutador
Ao iniciar uma reunião em sua sala pessoal, será exibida a interface principal da ferramenta. A seguir serão descritos os três blocos de menu destacados na imagem.
3.1. Compartilhamento de tela
O primeiro ícone do menu permite iniciar ou parar o compartilhamento de tela. Esta opção está disponível nos navegadores Google Chrome* ou Mozilla Firefox a partir da versão 52.
* necessária a instalação do plugin disponível em: https://chrome.google.com/webstore/detail/iffluminense-webconf/mfnfgmppodmgbamglhcdpjepekmmclhe
No Google Chrome é possível selecionar entre compartilhar a tela inteira, a janela de determinado aplicativo ou ainda uma guia específica. Basta selecionar a opção desejada e clicar em Compartilhar.
3.2. Erguer/baixar a mão
O segundo ícone do menu sinaliza ao moderador que um participante deseja falar, caso a opção Todos me seguem do moderador esteja ativa.
3.3. Erguer/baixar a mão
O terceiro ícone permite acessar o recurso de bate-papo. Se o participante tiver definido seu nome no perfil anteriormente, irá acessar este recurso diretamente, caso contrário será necessário informar um nome para poder acessar iniciar o uso.
3.4. Recursos de áudio e vídeo
Neste menu é possível ativar/silenciar o microfone, sair da sala de conferência e ativar/silenciar a câmera. Para uma melhor experiência, os recursos estão limitados para que apenas a última pessoa a falar tenha seu vídeo liberado.
3.5. Visualização em blocos
Neste ícone é possível alternar o modo de ver a disposição dos vídeos dos participantes na sala.
3.6. Compartilhar link e adicionar senha à sala
Neste ícone é possível ver informações sobre a sala como seu link de compartilhamento, bem como adicionar uma senha para acesso privado à sala. Caso tenha sido informada uma senha para tornar a sala privada, os participantes deverão digitá-la ao clicar no link compartilhado para acessar a conferência.
3.7. Mais ações
Neste ícone é possível alterar diversas configurações da conferência, sendo elas:
- Alterar seu nome e e-mail de perfil
- Configurar a qualidade do vídeo do participante, indo da qualidade HD (alta definição) até a baixa definilção (SD) ou, simplesmente, desativar o vídeo e participar da conferência somente com áudio.
- Ver a conferência em tela cheia.
- Compartilhar com os demais participantes um vídeo do youtube.
- Abrir um documento compartilhado, possibilitando que todos os participantes editem-no colaborativamente.
- Configurar suas opções de áudio e vídeo, perfil e idioma.
- Exibe estatísticas sobre o uso da ferramenta.
- Exibe atalhos do teclado que podem ser usados durante a conferência.
4. Como utilizar a Webconferência IFF no celular
4.1 - Acesse sua loja de aplicativos no celular, busque e instale o aplicativo Jitsi Meet
4.2 - Ao iniciar o aplicativo, esta será sua tela principal. Você deve clicar no menu destacado na primeira imagem e depois em Settings para configurar suas informações de perfil e informar o endereço do servidor de Webconferência do IFF (https://webconf.iff.edu.br/), conforme destacado na última imagem.
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4.3 - Após realizadas as configurações é possível iniciar uma conferência. Comece escolhendo se você deseja participar utilizando sua câmera (Vídeo) ou somente microfone (Voice).
Após isso, dê um nome para sua conferência (ex. reuniao1) e clique em Create/Join.
Não se esqueça de conceder as permissões solicitadas pelo aplicativo, clicando em Permitir.
4.4 - Se você for o primeiro participante da conferência, será necessário clicar em OK e então serão solicitadas suas credenciais do idIFF (CPF e Senha) para iniciar a sala.
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* Se você não for o moderador da sala, basta aguardar que o mesmo inicie a conferência para que a mensagem desapareça e você possa adentrar.
4.5 - Após iniciada a reunião a tela principal da reunião é exibida conforme imagem ao lado. O menu destacado na imagem possui algumas funções sendo elas:
1. Minimizar a tela da conferência
2. Enviar um convite para outros participantes
3. Acessar o recurso de bate-papo com os demais participantes
4. Ativar/silenciar microfone
5. Encerrar/sair da conferência
6. Ativar/desativar câmera
7. Mais ações
4.6 - Ao ser expandido, o menu Mais ações possibilita o acesso a outras ferramentas da conferência, sendo elas:
1. Selecionar o dispositivo em que o som é ouvido (fone ou vivavoz)
2. Convidar participantes para a conferência
3. Habilitar transmissão para baixa qualidade de conexão de rede (diminui a qualidade dos recursos, principalmente de vídeo)
4. Sinalizar ao moderador que um participante deseja falar
5. Mais opções
4.7 - Ao expandir o menu More options são exibidas as demais opções da ferramenta, sendo elas:
1. Alternar o modo de ver a disposição dos vídeos dos participantes na sala.
2. Iniciar gravação da conferência (O servidor do Webconferência IFF ainda não possibilita esta ação, portanto a opção não funcionará corretamente).
3. Iniciar transmissão ao vivo da conferência
4. Adicionar uma senha para acesso privado à sala. Caso tenha sido informada uma senha para tornar a sala privada, os participantes deverão digitá-la ao clicar no link compartilhado para acessar a conferência.
5. Abrir um documento compartilhado, possibilitando que todos os participantes editem-no colaborativamente.
4.8 - Por fim, caso você tenha minimizado a tela de sua conferência, ela será exibida em uma janela na tela inicial do seu celular. Para expandi-la, clique no ícone destacado na imagem.
Importante lembrar que para encerrar a conferência com a tela minimizada é preciso primeiro expandi-la para depois clicar no ícone de encerramento de chamada.