1. OBJETIVO DO PROCESSO

O objetivo do processo em questão é o de apresentar o fluxo das tarefas que devem ser executadas para viabilizar, num período de tempo pré-estabelecido, o planejamento de ações e aquisições relativas à TIC para todas as unidades do IFFluminense.

Tal planejamento ocorre por meio da delineação de Necessidades de TIC, de um Plano de Metas e Ações e de Demandas de TIC, que são registrados no Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação (PDTIC) e visam a atender as Demandas de (1) Governança de TI e Segurança da Informação e Comunicação, (2) Serviços de TIC, (3) Infraestrutura de TIC, (4) Servidores de TIC e (5) Contratações de TIC.

2. TERMOS TÉCNICOS UTILIZADOS

• Análise SWOT: matriz que delimita as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças existentes nos ambientes interno e externo à TIC como um todo;
• Comitê de Governança Digital (CGD): colegiado de natureza consultiva, propositiva e deliberativa, incumbido por implementar ações de governo digital e por alinhar os recursos de Tecnologia da Informação e Comunicação aos objetivos estratégicos do IFFluminense;
• Demanda de TIC: são o reflexo do que as áreas de negócio e unidades do IFFluminense precisam para a execução, nos âmbitos acadêmico e administrativo, de suas ações, atividades e projetos, e podem ser de governança de TI e Segurança da Informação e Comunicação, de serviços de TIC, de infraestrutura de TIC, de pessoal de TIC e de contratação de TIC;
• Dono de Processo: a pessoa que é responsável por garantir que um processo é adequado para um propósito. As responsabilidades do dono de processo incluem patrocínio, desenho e gerenciamento de mudança, melhoria contínua do processo e das suas métricas. Esse papel é frequentemente atribuído à mesma pessoa que executa o papel de gerente de processo, mas os dois papéis podem estar separados em organizações maiores;
• Dono do Processo de Planejamento de TIC: responsável pelo Processo de Planejamento de TIC;
• Gerente de Processo: um papel responsável pelo gerenciamento operacional de um processo. As responsabilidades de um gerente de processo incluem o planejamento e coordenação de todas as atividades necessárias para executar, monitorar e relatar informações do processo. Pode haver vários gerentes de processo para um processo, por exemplo, gerentes de mudança regionais ou gerentes da continuidade do serviço de TIC para cada centro de dados;
• Gerente do Processo de Planejamento de TIC: papel responsável pelo gerenciamento operacional do Processo de Planejamento de TIC;
• Necessidade de TIC: são agrupamentos de demandas de TIC segundo o grau de similaridade das mesmas;
• Plano de Metas e Ações: sendo um dos artefatos produzidos no subprocesso de Consolidação, neste plano constam informações sobre os indicadores, metas, descrição das ações, responsáveis e os prazos previstos para conclusão das ações propostas;
• Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação (PDTIC): instrumento de diagnóstico, planejamento e gestão dos recursos e processos de TIC, que possui o objetivo de atender às necessidades finalísticas e de informação de um órgão ou entidade para um determinado período.

3. DIAGRAMAS DO PROCESSO

Abaixo são apresentados os diagramas que compõem o processo em questão, e salienta-se que os mesmos utilizam a Business Process Model and Notation™ (BPMN™).

3.1. DESCRIÇÃO DAS TAREFAS DO DIAGRAMA DA FASE DE PREPARAÇÃO

A seguir é apresentado o respectivo diagrama, e para visualizar de forma mais detalhada as informações que nele constam, clique na figura abaixo.

3.1.1. Definir a vigência do PDTIC

Como primeira tarefa, o Comitê de Governança Digital (CGD) deverá definir o período de vigência do PDTIC que será produzido.

3.1.2. Definir a Equipe de Elaboração do PDTIC

Após a definição da vigência, o CGD designará os servidores que farão parte da Equipe de Elaboração do PDTIC que será desenvolvido.

3.1.3. Definir a Metodologia de Elaboração

Previamente ao início da produção do PDTIC, a Equipe de Elaboração deverá indicar a metodologia que será utilizada.

3.1.4. Compilar os Documentos de Referência

Sendo uma das etapas fundamentais no processo de desenvolvimento do PDTIC, a Equipe de Elaboração deverá apontar quais serão os Documentos de Referência que embasarão o Plano Diretor.

3.1.5. Identificar os Princípios e Diretrizes

Assim como na tarefa a esta antecedente, a Equipe de Elaboração deverá identificar os Princípios e Diretrizes que nortearão todo o processo de desenvolvimento do PDTIC.

3.1.6. Elaborar a minuta do Plano de Trabalho

Com as tarefas anteriores concluídas, a Equipe de Elaboração deverá apresentar ao CGD a minuta do Plano de Trabalho relativo à concepção do PDTIC que será produzido.

3.1.7. Aprovar o Plano de Trabalho

Considerando a minuta enviada pela Equipe de Elaboração do PDTIC, o CGD a analisará a fim de constatar se a mesma atende os requisitos e particularidades que o PDTIC deverá contemplar e, em caso positivo, aprová-la.

3.1.8. Definir a Equipe Local de Planejamento de TIC

Além da Equipe de Elaboração do PDTIC, deverão ser criadas para cada unidade do IFFluminense Equipes Locais de Planejamento de TIC, que ficarão responsáveis por elencar e priorizar as Demandas de TIC de seus respectivos campi, seguindo para isso as recomendações da Equipe de Elaboração.

3.2. DESCRIÇÃO DAS TAREFAS DO DIAGRAMA DA FASE DE DIAGNÓSTICO

A seguir é apresentado o respectivo diagrama, e para visualizar de forma mais detalhada as informações que nele constam, clique na figura abaixo.

3.2.1. Analisar a Estrutura Organizacional de TIC

Iniciando a Fase de Diagnóstico, a Equipe de Elaboração deverá examinar a Estrutura Organizacional de TIC do IFFluminense a fim de averiguar se todas as atribuições e competências de TIC estão devidamente delineadas e formalmente designadas às equipes de TIC.

3.2.2. Analisar o Referencial Estratégico do IFF

Para assegurar o correto alinhamento dos Objetivos Estratégicos Institucionais aos Objetivos Estratégicos de TIC, a Equipe de Elaboração deverá averiguar o Referencial Estratégico do IFF, especialmente o constante no seu Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI).

3.2.3. Analisar o Referencial Estratégico de TIC

Concluída a tarefa anterior, a Equipe de Elaboração deverá examinar o Referencial Estratégico de TIC, e atualizá-lo se necessário, para posteriormente inseri-lo no PDTIC.

3.2.4. Realizar a análise SWOT de TIC

Com o intuito de efetuar uma análise minuciosa das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças que podem impactar o PDTIC, a Equipe de Elaboração deverá executar uma análise SWOT e inserir suas considerações no PDTIC.

3.2.5. Avaliar os Objetivos Estratégicos de TIC

Nesta tarefa, a Equipe de Elaboração deverá apreciar os Objetivos Estratégicos de TIC, e atualizá-los se necessário, para posteriormente inseri-los no PDTIC.

3.2.6. Analisar os resultados do PDTIC anterior

Sendo uma das tarefas mais relevantes da Fase de Diagnóstico, a Equipe de Elaboração deverá avaliar e registrar no documento em elaboração os resultados do PDTIC anterior concernentes à consecução das Necessidades de TIC, Plano de Metas e Ações e Demandas de TIC.

3.2.7. Avaliar o PCA e PAA vigentes

De forma a manter o devido alinhamento aos demais instrumentos institucionais de planejamento, a Equipe de Elaboração deverá analisar o Plano de Contratações Anual (PCA) e Plano de Ações Anual (PAA), para que ocorra a devida consonância entre eles.

3.2.8. Elencar as Necessidades de TIC

Nesta tarefa, a Equipe de Elaboração deverá examinar o rol e Eixos Temáticos das Necessidades de TIC, e atualizá-los se necessário, para posteriormente inseri-los no PDTIC.

3.2.9. Elencar as Demandas de Governança de TI e Segurança da Informação e Comunicação

As Equipes Locais de Planejamento deverão, segundo as orientações da Equipe de Elaboração do PDTIC, enumerar as Demandas de TIC de suas unidades relacionadas a Governança de TI e Segurança da Informação e Comunicação.

3.2.10. Elencar as Demandas de Serviços de TIC

As Equipes Locais de Planejamento deverão, segundo as orientações da Equipe de Elaboração do PDTIC, enumerar as Demandas de TIC de suas unidades relacionadas a Serviços de TIC.

3.2.11. Elencar as Demandas de Infraestrutura de TIC

As Equipes Locais de Planejamento deverão, segundo as orientações da Equipe de Elaboração do PDTIC, enumerar as Demandas de TIC de suas unidades relacionadas a Infraestrutura de TIC.

3.2.12. Elencar as Demandas do Quadro de Servidores de TIC

As Equipes Locais de Planejamento deverão, segundo as orientações da Equipe de Elaboração do PDTIC, enumerar as Demandas de TIC de suas unidades relacionadas ao Quadro de Servidores de TIC.

3.2.13. Elencar as Demandas de Contratação de TIC

As Equipes Locais de Planejamento deverão, segundo as orientações da Equipe de Elaboração do PDTIC, enumerar as Demandas de TIC de suas unidades relacionadas a Contratação de TIC.

3.2.14. Priorizar as Demandas de TIC

Com a lista de Demandas de TIC finalizada, as Equipes Locais de Planejamento deverão ordená-las segundo os conceitos de priorização estabelecidos pela Equipe de Elaboração do PDTIC.

3.2.15. Consolidar o Inventário de Necessidades de TIC

Assim que todas as Equipes Locais de Planejamento enviarem suas respectivas listas de Demandas de TIC já priorizadas, a Equipe de Elaboração do PDTIC fará a consolidação do Inventário de Necessidades de TIC, que será parte integrante do PDTIC.

3.2.16. Alinhar as Necessidades de TIC aos Objetivos Estratégicos do IFF e da APF

Com o Inventário de Necessidades consolidado, a Equipe de Elaboração do PDTIC fará o seu alinhamento aos Objetivos Estratégicos do IFF e da Administração Pública Federal (APF).

3.2.17. Revisar o Inventário de Necessidades de TIC

A partir de considerações sugeridas pela Equipe de Elaboração do PDTIC, o CGD poderá revisar o Inventário de Necessidades de TIC e até mesmo repriorizá-lo caso julgue pertinente.

3.3. DESCRIÇÃO DAS TAREFAS DO DIAGRAMA DA FASE DE CONSOLIDAÇÃO

A seguir é apresentado o respectivo diagrama, e para visualizar de forma mais detalhada as informações que nele constam, clique na figura abaixo.

3.3.1. Definir os indicadores e metas

Com o Inventário de Necessidades de TIC finalizado, a Equipe de Elaboração do PDTIC determinará os indicadores e metas associados às Necessidades de TIC que foram consolidadas. Ressalta-se que tais indicadores e metas comporão o Plano de Metas e Ações do PDTIC.

3.3.2. Planejar as ações

Após a definição dos indicadores e metas, a Equipe de Elaboração delineará as ações que farão parte do Plano de Metas e Ações do PDTIC.

3.3.3. Elaborar o Plano Orçamentário

Nesta tarefa, a Equipe de Elaboração do PDTIC deverá criar um Plano Orçamentário que apresente para cada unidade o valor estimado de custeio e investimento necessário para a consecução das Demandas de TIC informadas pelas Equipes Locais de Planejamento.

3.3.4. Elaborar o Plano de Gestão de Riscos

Para oportunizar a máxima execução do Plano de Metas e Ações do PDTIC, a Equipe de Elaboração deverá criar um Plano de Gestão de Riscos que apresente a descrição dos riscos mapeados, a probabilidade de ocorrência, o impacto associado, o nível do risco, a resposta ao risco e o responsável por executar a resposta ao risco, caso venha a ocorrer.

3.3.5. Atualizar o Quadro de Servidores de TIC

Para publicizar as informações quantitativas acerca das equipes de TIC das unidades do IFFluminense, a Equipe de Elaboração do PDTIC deverá desenvolver um Quadro de Servidores de TIC.

3.3.6. Identificar os Fatores Críticos de Sucesso

Seguindo as boas práticas atinentes à elaboração de um PDTIC, a Equipe de Elaboração conceberá os Fatores Críticos de Sucesso associados ao PDTIC produzido.

3.3.7. Consolidar a minuta do PDTIC

Finalizas as tarefas anteriores, a Equipe de Elaboração do PDTIC consolidará a minuta do PDTIC, que será submetida ao CGD para que ocorra a devida apreciação.

3.3.8. Aprovar a minuta do PDTIC

Em reunião formalmente convocada, o CGD avaliará a minuta do PDTIC, que poderá ser aprovada ou não. Caso seja reprovada, o fluxo do processo retornará à tarefa "Consolidar a minuta do PDTIC".

3.3.9. Publicar o PDTIC

Sendo a minuta do PDTIC aprovada, o CGD procederá com o trâmite necessário para que ocorra a publicação do Plano Diretor.

3.4. DESCRIÇÃO DAS TAREFAS DO DIAGRAMA MONITORAMENTO E REVISÃO

A seguir é apresentado o respectivo diagrama, e para visualizar de forma mais detalhada as informações que nele constam, clique na figura abaixo.

3.4.1. Acompanhar a execução do Plano de Metas e Ações

Durante a vigência do PDTIC, a Equipe de Elaboração monitorará a sua execução por meio de dashboards, a fim de publicizar à sua comunidade o status de consecução das Demandas de TIC, do Plano de Metas e Ações e Necessidades de TIC.

3.4.2. Informar semestralmente ao CGD o status de execução do PDTIC

A cada 6 (seis) meses, a Equipe de Elaboração deverá comunicar ao CGD o status de consecução das Demandas de TIC, do Plano de Metas e Ações e Necessidades de TIC do PDTIC em vigência.

3.4.3. Analisar novas demandas/repriorizações

Devido à possibilidade de surgimento de novas Demandas de TIC após a publicação do PDTIC, o CGD, quando for comunicado, deverá se reunir para realizar a apreciação das novas Demandas e/ou até mesmo avaliar a necessidade de repriorizações de Demandas de TIC.

3.4.4. Atualizar o PDTIC

Seguindo as considerações do CGD, a Equipe de Elaboração do PDTIC atualizará o plano conforme solicitado.

3.4.5. Publicar o PDTIC atualizado

Com o PDTIC atualizado, o CGD procederá novamente com o trâmite necessário para que ocorra a sua publicação no Portal da TIC.

4. MATRIZ RACI

A Matriz RACI consiste numa tabela que descreve e apresenta claramente os papéis e responsabilidades de pessoas envolvidas num processo ou projeto.

Na estrutura da matriz apresentada abaixo a coluna mais à esquerda indica as atividades do processo em questão e as demais colunas as denominações dos participantes bem como o que lhes é pertinente.

A sigla RACI é oriunda da língua inglesa e suas letras significam:

• R → Responsible: responsável pela execução de uma atividade;
• A → Accountable: responsável pela aprovação de uma atividade. Geralmente, o aprovador acompanha a realização do processo, permite que o mesmo seja iniciado (em alguns casos) ou atesta o resultado e as entregas;
• C → Consulted: pessoa ou grupo de pessoas que devem ser consultadas para a realização de uma atividade;
• I → Informed: pessoa ou grupo de pessoas que devem ser informadas de resultado(s) ou ação(ões) tomada(s) mas que não precisam estar envolvidas no processo de tomada de decisão. 

5. INDICADORES DE DESEMPENHO

6. REFERÊNCIA

GOVERNO DIGITAL. Guia de PDTIC do SISP - Versão 2.1. 2024. Disponível em: https://www.gov.br/governodigital/pt-br/estrategias-e-governanca-digital/sisp/guia-do-gestor/documentos/guia-de-pdtic-do-sisp-2-1/view. Acesso em: 14 dez. 2022.