IFF orienta sobre sistema para realização de eventos online

 Devido ao distanciamento social preconizado pelos órgãos da área de saúde para evitar a disseminação da Covid-19, doença causada pelo novo coronavírus, os eventos online se tornaram mais frequentes. No âmbito do  Instituto Federal Fluminense (IFF), muitos servidores têm realizado atividades online para estudantes e a comunidade. E para organizar essas ações, bem como promovê-las amplamente junto à sociedade, o Instituto estabeleceu o fluxo de formalização de eventos, disponível na Plataforma de Eventos do Sistema Unificado de Administração Pública (Suap), como ferramenta padrão a ser adotada por todos os seus servidores, e também divulgou orientações para auxiliar a realização de eventos online (Portaria N° 401, de 15 de junho de 2020). 

 O documento estabelece que "as ações educativas direcionadas aos estudantes regulares matriculados nos cursos do IFF estão dispensadas da obrigatoriedade de atendimento do estabelecido na Portaria, ainda que organizadas para públicos diferentes das turmas regulares ou dos conteúdos definidos nos currículos dos cursos".

 A Portaria considera o disposto na Resolução N° 27, de 28 de abril de 2020, do Conselho Superior do IFF, que regulamenta as ações de pesquisa, extensão e inovação desenvolvidas pelo Instituto e trata sobre eventos de Extensão no Anexo VI.

"O fluxo de formalização de eventos é de grande relevância, no nosso entendimento, para dar a devida visibilidade e alcance às importantes ações dos nossos campi e demais unidades. É imprescindível destacar também o respaldo dado pela formalização aos servidores que estão à frente da organização dos eventos e aos gestores responsáveis por essa formalização e posterior certificação dos participantes”. Diretora da Propei, Juliana Vidigal

 Segundo a diretora de Políticas Sociais e Relações Empresariais do IFF, Juliana Vidigal, a Resolução N° 27/2020, que cuida de regulamentar, em um único documento, a maioria das ações de pesquisa, extensão e inovação, "traz muitos avanços, principalmente no que diz respeito ao detalhamento das atividades de extensão mais praticadas no IFF, como é o caso da realização de eventos".

 O que diz a Portaria N° 401/2020

 No Anexo I, a Diretoria de Comunicação e a Coordenação de Projetos de Design e Audiovisual trazem orientações sobre o uso adequado de ferramentas para criação de eventos online desenvolvidos pelos servidores do Instituto Federal Fluminense. “Saber criar um evento online é muito importante para que seu objetivo seja cumprido. Para isso, é preciso ter em mente o público que se deseja alcançar para escolher modelos, ferramentas e estabelecer cronogramas que vão ajudar na organização, no engajamento e participação dos interessados, além de possibilitar uma divulgação adequada para alcançar o público de interesse”, diz a Portaria.

 Ainda de acordo com as orientações contidas no documento, a partir desse planejamento, que visa direcionar para a estratégia mais eficiente, é possível determinar um melhor formato de comunicação, seja por meio de seminários, cursos ou debates, por exemplo. “Assim como nos eventos presenciais, o planejamento e a execução do modelo online devem ser personalizados e proporcionar uma experiência única para sua audiência. O ponto inicial para o sucesso do evento online é determinar seu objetivo. É preciso considerar que cada participante está em um ambiente diferente que pode gerar interferências e distrações”.

 A diretora de Comunicação do IFF, Juliana Lima, destaca que com o isolamento social, muitos servidores estão organizando eventos online. "A demanda por eventos online é grande, muitos servidores estão produzindo conteúdos de qualidade, mas precisamos que isso chegue ao maior número de pessoas e de forma organizada enquanto instituição de educação que somos. Por isso, estamos publicizando o sistema de eventos do IFF e estimulando os servidores a utilizarem já que se trata de uma ferramenta eficiente e fácil. Além disso, preparamos uma série de orientações para auxiliar o servidor na formatação e divulgação adequada do seu evento", explica.

 A Portaria descreve o que é e como fazer um evento online no IFFluminense, o passo a passo para cadastro da ação no Suap e fala sobre o Portal de Eventos do IFF, ferramenta oficial desenvolvida para oferecer funcionalidades tais como: inscrição e certificação de participantes, criação de página para o evento com domínio iff.edu.br, entre outras. Também são elencados os principais tipos de eventos online, as plataformas que podem ser utilizadas, além de um tópico sobre transmissões ao vivo (lives) e outro a respeito de boas práticas em evento online.