Comissão vai avaliar a destinação de documentos

  Com centenas de documentos gerados todos os dias pelos diversos setores que compõem a estrutura do Instituto Federal Fluminense, torna-se fundamental definir o tempo de guarda, destino, necessidade de preservação ou descarte de toda essa documentação.

 Nesse sentido, e com o objetivo de assessorar os procedimentos de gestão de documentos na instituição, a Comissão Permanente de Avaliação Documental do IFFluminense (CPAD) foi instituída pela Portaria nº 52 de 20 de janeiro de 2015 com a participação de dezessete servidores.

 A CPAD terá como funções orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor, o que auxiliará o trabalho dos servidores da instituição que, muitas vezes, não sabem o que fazer com tantos documentos de rotina, evitando um destino equivocado para o material.

 Para dar início ao trabalho, a primeira reunião da Comissão está marcada para o dia 20 de maio, às 14h, na sala Rubens Moll do campus Campos Centro. Na pauta, há a apresentação das funções da comissão; a leitura e aprovação do Regimento Interno da CPAD e; a composição das atribuições dos membros.

 Legislação: A Gestão de Documentos tem base legal, visto ser direito assegurado pela Constituição Federal de 1988 o acesso à informação (art. 5º, inciso XIV), como também no art. 216, inciso V § 2º, que diz que “cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”. (BRASIL. Constituição (1988). Também a Lei nº. 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, preconiza que é obrigação do Estado a gestão de documentos pelo Poder Público, que reúne procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos.

 Instrumentos arquivísticos auxiliam a fundamentação em princípios de classificação que recuperem o contexto no qual os documentos foram produzidos, recebidos e acumulados. Associados à avaliação documental, ocorrem controle e acompanhamento da produção, tramitação, arquivamento e destinação final de documentos (Fonte: Implantação da Gestão Documental no COREN-MG e criação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos).

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(Publicada em: 13/05/15)