Sou servidor ativo, preciso solicitar permissão para criar e tramitar documentos e processos eletrônicos?

Sim, porém estas funcionalidades passaram por mudanças recentemente.

Servidores com setor de lotação e setores adicionais cadastrados no SUAP até o dia 06 de fevereiro de 2020 possuem permissão para criar e tramitar documentos e processos eletrônicos.

Após esta data, servidores novos ou servidores que mudaram de setor precisarão solicitar permissão à chefia imediata para realizar estas ações.

Sou bolsista, estagiário ou terceirizado, como posso criar e tramitar documentos e processos eletrônicos?

Para que bolsistas, estagiários e terceirizados possam criar e tramitar documentos e processos eletrônicos será necessário que sua chefia imediata façam uma solicitação na Central de Serviços.

Não aparece setor de criação quando crio um processo, o que devo fazer?

Servidores novos ou servidores que mudaram de setor precisarão solicitar à chefia imediata ou à chefia do setor desejado que conceda permissão de acesso.

Como faço para criar e tramitar documentos e processos eletrônicos de outros setores?

Para ter acesso a um setor adicional não é mais necessário solicitar à Gestão de Pessoas. Agora basta solicitar à chefia do setor desejado que conceda o acesso.

Sou coordenador/diretor, como posso gerenciar as permissões dos servidores para criar e tramitar documentos e processos eletrônicos do meu setor?

A chefia pode gerenciar as permissões dos servidores de seu setor acessando o menu SUAP Documentos/Processos → Permissões.

Nas respectivas abas "Documentos Eletrônicos" e "Processos Eletrônicos" é possível incluir setores e servidores para atribuição da permissão de acesso.

Sou coordenador/diretor, como posso gerenciar as permissões dos  bolsistas, estagiários ou prestadores de serviço do meu setor para criar e tramitar documentos e processos eletrônicos?

Primeiramente é necessário criar uma solicitação, por meio da Central de Serviços, para que a equipe de TI da Reitoria conceda esta permissão. Após atendida e encerrada sua solicitação, você poderá gerenciar as permissões dos bolsistas, estagiários ou prestadores de serviço do seu setor conforme orientação acima. Caso você não conceda as permissões necessárias, estas pessoas somente poderão acessar documentos e processos públicos.

Sou coordenador/diretor e gostaria de delegar a outro servidor o poder de gerenciamento de permissões para criação e tramitação de  documentos e processos eletrônicos do meu setor. É possível?

Sim. Para isso acesse o menu SUAP Documentos/Processos → Permissões e clique na aba Poder de Chefe. No formulário exibido informe o nome ou matrícula do servidor que terá permissão de gerenciar as permissões de criação e tramitação de documentos e processos eletrônicos junto com você. Não se preocupe, esta ação não concederá ao servidor nenhum outro poder adicional além do gerenciamento de permissões.

Sou membro de comissão, câmara ou conselho, como faço para criar e tramitar documentos e processos eletrônicos destas instâncias?

Para realizar estas ações basta solicitar ao responsável pela instância que conceda o acesso.

Sou responsável por comissão, câmara ou conselho, como faço para criar e tramitar documentos e processos eletrônicos destas instâncias e conceder acesso ao demais membros?

Primeiramente é necessário solicitar à Diretoria de Gestão de Pessoas que conceda permissão de Responsável pelo Setor. 

Após ter sido concedida a permissão o solicitante deverá acessar o menu SUAP Gestão de Pessoas→Setores, buscar o nome da instância pela qual é responsável e clicar no botão Gerenciamento de Permissões de Processos e Documentos Eletrônicos.

Importante lembrar que o servidor responsável pelo setor também precisa incluir seu próprio nome no cadastro de permissão para ter acesso a criar e ler documentos e processos eletrônicos da instância que coordena.

Onde posso encontrar os processos e documentos eletrônicos padronizados para tramitação ?

A Comissão de Implantação do Processo Eletrônico da Reitoria do Instituto Federal Fluminense, com o objetivo de atender ao Decreto Nº 8539, de 8 de Outubro de 2015 - que trata da implantação de meios eletrônicos para a realização de processos administrativos nos órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional - vem trabalhando na organização e padronização da formação processual eletrônica no Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP).

Após realizar definição sobre quais processos administrativos seriam tramitados eletronicamente, estes foram categorizados e tiveram seus fluxos estabelecidos. Sendo assim, os processos eletrônicos foram compilados em um Manual de Padronização e Tramitação de Processos Eletrônicos – IFFluminense que está disponível aqui.

Tenho dúvidas sobre a composição de um documento ou processo eletrônico, a quem devo recorrer?

Dúvidas sobre composição de documentos ou processos eletrônicos deverão ser sanadas pelo  Manual de Padronização e Tramitação de Processos Eletrônicos – IFFluminense ou entrando em contato com a comissão responsável pela implantação do PEN no IFFluminense pelo e-mail comissao_processoeletronico@iff.edu.br.

Tento carregar um documento externo em um processo eletrônico, mas após adicionar minha assinatura o sistema não retorna meu documento anexado. O que pode estar ocorrendo?

Quando algum problema desse tipo ocorrer, você pode tentar solucioná-lo limpando o cache de seu navegador, ou seja, aperte simultaneamente as teclas Ctrl+F5 em seu teclado para limpar os dados e depois refaça o procedimento desejado. Caso não resolva, crie uma solicitação, por meio da Central de Serviços, para que a equipe responsável possa analisar.

Preciso recolher assinatura de um usuário externo ao IFF em documento eletrônico, como proceder?

Para que uma pessoa -- que não é servidora do IFF -- possa assinar um documento eletrônico é necessário que ela esteja cadastrada como usuário externo e acessar o SUAP utilizando seu cadastro gov.br. Para isso, basta seguir o processo de cadastro de usuário externo para assinatura em documentos eletrônicos do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP), no âmbito do IFF.

Importante: Os usuários externos não devem mais ser cadastrados como prestador de serviço. Apenas funcionários terceirizados que atuam no âmbito do IFF devem ser cadastrados como prestadores de serviço.

Precisa de ajuda?

Clique aqui para acessar o Catálogo de Serviços de TIC e conhecer detalhes sobre o SUAP - Módulo de Documento Eletrônico.

Clique aqui para acessar o Catálogo de Serviços de TIC e conhecer detalhes sobre o SUAP - Módulo de Processo Eletrônico.