Solicitação de Diárias e Passagens para Membro Externo

Passo

Setor

Procedimento

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SERVIDOR DO IFFLUMINENSE

• O setor responsável pelo convite deve orientar o Membro Externo a respeito do preenchimento do requerimento de solicitação de diária e do procedimento em caso de alteração/cancelamento da viagem (orientações ao final deste fluxo);

• O Membro Externo deve preencher a "Proposta de Diárias e Passagens Nacionais - Membro Externo", assinar digitalmente o documento com o GOV.BR e encaminhar via e-mail, com antecedência mínima de 20 (vinte) dias úteis da viagem, para o servidor do IFFluminense, responsável pelo convite;

• Receber e conferir o documento encaminhado pelo membro externo;

• Assinar ou solicitar assinatura do Chefe do setor, no documento em PDF (se necessário, o servidor requerente poderá solicitar mais de uma assinatura);

• Providenciar abertura do processo no SUAP;

• Anexar ao processo o requerimento em PDF,  nível de acesso restrito, e a documentação comprobatória da viagem (Folder/Convite/E-mail de convocação em formato PDF/a) ou Ofício da chefia imediata justificando a necessidade de viagem;

• Encaminhar ao Gabinete (Campus)/CDPREIT (Reitoria) para análise;

• Em caso de solicitações que demandem a aquisição de passagens aéreas, as unidades centralizadas do IFFluminense deverão encaminhar o processo à CDPREIT.

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GABINETE

• Analisar se a Proposta de Diária e Passagens está devidamente instruída;

• Iniciar a solicitação de diárias e/ou passagens no SCDP;

• Baixar o processo completo do SUAP, em PDF, para inclusão no SCDP;

• Após a solicitação concluída no SCDP, inserir comentário no processo informando que a diária foi lançada, com os valores e o número da PCDP;

• Devolver o processo ao setor requerente solicitando a inclusão do requerimento “Relatório de viagem - Membro Externo” e demais documentos comprobatórios da realização da viagem. 

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SERVIDOR DO IFFLUMINENSE

• Anexar documentos comprobatórios que houver (cópia de certificado, comprovantes de embarque, lista de presença, fotos do evento, notícias, etc. em caso de utilização de passagens aéreas, encaminhar os comprovantes de embarque;

• Solicitar ao Membro Externo que encaminhe, via e-mail, o "Relatório de viagem - Membro Externo", em até 5 (cinco) dias após a data de retorno da viagem;

• O Membro Externo deve preencher o “Relatório de viagem - Membro Externo", em até 5 (cinco) dias corridos após a data de retorno da viagem, assinar digitalmente o documento com o GOV.BR e encaminhar a documentação, via e-mail, para o servidor do IFFluminense, responsável pelo convite;

• Receber e conferir as documentos encaminhados pelo membro externo;

• Anexar ao processo SUAP a documentação recebida;

• Encaminhar o processo ao Gabinete Campus/Reitoria.

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GABINETE

• Receber o processo e realizar prestação de contas no SCDP;

• Finalizar o processo.