Passo
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Setor
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Procedimento
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1
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Administração/Contratos
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- · Reabrir o processo de contratação (licitatório) e colocar justificativa da reabertura;
*Esclarecimento 1: Verificar no processo (contratação) se o Contrato e a publicação no DOU estão anexados (nos casos de processos antigos, caso não tenha, anexar juntamente com os demais aditivos/apostilamentos e publicação no DOU, com as respectivas garantias, se houver).
- · Emitir Ofício de Solicitação de manifestação de interesse da Administração na prorrogação do Contrato;
- Ø Documentos Necessários a serem solicitados no ofício e anexado ao processo de contratação.
- · Encaminhar processo para o Setor Requisitante/Fiscal.
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2
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Setor requisitante/fiscal
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- Providenciar uma das seguintes hipóteses:
SE NÃO FOR RENOVAR
1- Emitir ofício, com justificativa, informando que o contrato não será renovado.
SE FOR RENOVAR
2- Emitir ofício com a manifestação de interesse da administração e anexar documentação, conforme solicitado no ofício em atendimento a IN nº 05/2017;
- Encaminhar processo ao setor de Administração/Contratos.
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3
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Administração/Contratos
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SE NÃO FOR RENOVAR
- Encaminhar e-mail aos fiscais informando que o contrato não será prorrogado e anexar comprovante de envio do e-mail no Processo;
- Encaminhar e-mail à empresa informando que o Contrato não será prorrogado e anexar comprovante de envio do e-mail no Processo;
- Encaminhar processo para Contabilidade dando ciência do término do contrato;
- Após devolução da Contabilidade, finalizar Processo.
SE FOR RENOVAR
- Conferir documentação constante no processo;
- Anexar os seguintes documentos:
a) SICAF completo:
A1 – anexar SICAF “Ocorrências Impeditivas”
A2 – anexar SICAF “Ocorrências Impeditivas Indiretas”
A3 – anexar SICAF “Participação Societária”
b) Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas - CEIS, mantido pela Controladoria-Geral da União (www.portaldatransparencia.gov.br/ceis);
c) Cadastro Nacional de Condenações Cíveis por Atos de Improbidade Administrativa, mantido pelo Conselho Nacional de Justiça (www.cnj.jus.br/improbidade_adm/consultar_requerido.php).
d) Lista de Inidôneos, mantida pelo Tribunal de Contas da União – TCU (https://contas.tcu.gov.br/ords/f?p=INABILITADO:INIDONEOS);[i]
Observação: É possível consultar as 3 certidões (dos itens “b”, “c” e “d”) de forma conjunta no link: https://certidoes-apf.apps.tcu.gov.br/ - Consulta Consolidada de Pessoa Jurídica do TCU.
- Ø Relatório de consulta Devedor – CADIN;
- Anexar PARECER REFERENCIAL n. 00001/2023/NLC/ETRLIC/PGF/AGU;
- Anexar PORTARIA Nº 243, DE 12 DE FEVEREIRO DE 2020;
- Anexar PORTARIA Nº 161, DE 19 DE MARÇO DE 2021 (somente para os campi descentralizados);
- NOS CASOS DE CONTRATOS COM MÃO DE OBRA EXCLUSIVA: SOMENTE NA PRIMEIRA PRORROGAÇÃO OU NO PRIMEIRO ANO DE CONTRATOS COM VIGÊNCIA INICIAL ACIMA DE 12 MESES: Demonstrar formalmente, através de ofício, que o órgão consulente certificou que os custos amortizados ou não renováveis já pagos foram excluídos da planilha de custos ou certificou que tais custos não existem (item 1.2 do Anexo VII-F da IN-SEGES 5/2017);
- ·Anexar planilha com valor atualizado e ciência do fornecedor;
- Emitir minuta do termo de aditamento referente prorrogação e anexar no processo;
- Emitir ofício de solicitação de análise do processo e autorização da Autoridade Competente para prorrogação de vigência do contrato;
- Encaminhar processo a autoridade competente para autorização.
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4
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Gabinete
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- Analisar solicitação;
- Emitir despacho (documento) contendo as informações:
- O disposto nos arts. 16 e 17 da Lei de Responsabilidade Física (LC 101/2000);
- Declaração de Adequação orçamentária;
- Autorização do processo de prorrogação do contrato e autorização da minuta do termo.
- Encaminhar Processo para o setor de Administração/Contratos.
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5
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Administração/Contratos
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SE NÃO AUTORIZADO:
- Devolver processo ao setor requisitante informando ou solicitando as alterações devidas para continuidade dos trâmites.
SE AUTORIZADO:
- Encaminhar processo para o setor da Contabilidade solicitando informações orçamentárias para emissão do Termo de Aditamento.
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6
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Contabilidade
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- Emitir despacho no SUAP de dotação orçamentária;
- Anexar Empenho;
- Encaminhar processo para Administração / contratos.
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7
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Administração/Contratos
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- Emitir Termo de Aditamento e Ofício de encaminhamento do termo à empresa, modelo disponível no SUAP;
- Encaminhar Termo e Ofício, por e-mail, à empresa e anexar comprovante ao processo;
- Comprovante de solicitação de Declaração de Vedação de Nepotismo, nos casos de Contratos com Mão de Obra Exclusiva;
- Encaminhar Termo de Aditamento por e-mail ao setor requisitante e diretores de administração dos campi onde estão sendo executados os serviços para ciência da prorrogação do contrato e anexar comprovante no processo;
OBSERVAÇÕES:
- Para os campi descentralizados: informar no e-mail que o diretor administrativo deverá solicitar a Contabilidade providências para abertura do processo contábil de registro do termo de aditamento;
- Para contratos emitidos por campus descentralizado envolvendo unidades centralizadas na Reitoria e/ou outro campus: informar ao fiscal do contrato/requisitante para que o mesmo abra um processo no SUAP com o termo de aditamento e encaminhe para contabilidade da Reitoria realizar o registro contábil.
- Aguardar devolução do termo assinado pela empresa;
- Após recebimento, conferir e encaminhar Termo de Aditamento para Assinatura do Reitor / Diretor Geral;
- Encaminhar processo para gabinete.
OBSERVAÇÃO: nos casos de termo de aditamento com assinatura digital, realizar a verificação da autenticidade da assinatura antes de encaminhar para assinatura do Reitor/Diretor Geral, e anexar comprovante no processo.
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Gabinete
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- Reitor/Diretor Geral assinar Termo de Aditamento em 02 (duas) vias;
- Devolver Termo de Aditamento assinado para Administração/Contratos.
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Administração/Contratos
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- Arquivar 01 (uma) via original;
- Preencher Ofício de “Devolução de Termo de Aditamento”, modelo disponível no SUAP, e anexar ao Processo;
- Devolver 01 (uma) via para fornecedor via AR-Correios, ou por e-mail quando se tratar de termo de aditamento com assinatura digital e anexar comprovante no processo;
- Divulgar Termo de Aditamento no DOU e anexar a publicação no processo e no módulo “Contratos” do SUAP – aba “Publicações”;
- Verificar a publicação do Termo de Aditamento no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP);
- Cadastrar Termo de Aditamento no módulo “Contratos” do SUAP;
- Conferir entrega de garantia contratual, se houver, e anexar ao processo e no módulo “Contratos” do SUAP - aba “Documentos Relacionados”;
- Encaminhar Processo para ciência da Contabilidade.
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Contabilidade
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- Dar ciência no processo;
- Registrar Termo de Aditamento e Garantia Contratual, quando houver;
- Devolver processo para o setor de Administração/Contratos.
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Administração/Contratos
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- Emitir Atestado de Conformidade do Processo com o Parecer Referencial (conforme modelo disponível no SUAP);
- Preencher lista de verificação “prorrogação de contratos” (modelo disponível da AGU) e anexar ao processo e finalizar.
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