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Passo
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Setor
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Procedimento
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Setor requisitante/Fiscal
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- Reabrir o processo de contratação (licitatório) e colocar justificativa da reabertura.
- Emitir Ofício com solicitação e justificativa da Administração para prorrogação em caráter excepcional do Contrato e anexar no processo;
- Emitir Ofício de consulta à empresa solicitando manifestação de interesse na prorrogação em caráter excepcional do Contrato, enviar por e-mail à mesma e anexar comprovante ao processo;
- Anexar Ofício de resposta da empresa;
- Anexar Relatório que discorra sobre a execução do contrato, com informações de que os serviços tenham sido prestados regularmente (IN-SEGES 5/2017, Anexo IX, item 3, “b”);
Observação: para serviços com dedicação exclusiva de mão de obra o Relatório deverá contemplar além da execução do contrato, a análise específica e pormenorizada acerca do cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e de recolhimento do FGTS, detalhando de forma objetiva eventuais inadimplementos;
- Anexar comprovação de que o valor do contrato permanece economicamente vantajoso para a Administração (IN-SEGES 5/2017, Anexo IX, item 3, “d”) – nos casos de contratos sem mão de obra exclusiva;
- Anexar comprovação de que a vantajosidade econômica para prorrogação dos contratos com mão de obra exclusiva estará assegurada, sendo dispensada a realização de pesquisa de mercado nas hipóteses previstas no Anexo IX “DA VIGÊNCIA E DA PRORROGAÇÃO, item 7 da IN nº 05/2017.
Observação: Nos casos de dispensa de realização de pesquisa de preço, deve o gestor atestar, em despacho fundamentado, que o índice de reajuste aplicável ao contrato acompanha a ordinária variação dos preços de mercado.
- Anexar Mapa de risco atualizado (IN SEGES 5/2017, art. 26, §1º, IV).
- Encaminhar processo ao setor de Administração/Contratos.
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Administração/Contratos
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- Receber o processo e conferir documentação constante no mesmo;
*Esclarecimento 1: Verificar no processo (contratação) se o Contrato e a publicação no DOU estão anexados (nos casos de processos antigos, caso não tenha, anexar juntamente com os demais aditivos/apostilamentos e publicação no DOU, com as respectivas garantias, se houver).
- Anexar os seguintes documentos:
a) SICAF completo:
A1 – anexar SICAF “Ocorrências Impeditivas”
A2 – anexar SICAF “Ocorrências Impeditivas Indiretas”
A3 – anexar SICAF “Participação Societária”
b) Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas - CEIS, mantido pela Controladoria-Geral da União (www.portaldatransparencia.gov.br/ceis);
c) Cadastro Nacional de Condenações Cíveis por Atos de Improbidade Administrativa, mantido pelo Conselho Nacional de Justiça (www.cnj.jus.br/improbidade_adm/consultar_requerido.php).
d) Lista de Inidôneos, mantida pelo Tribunal de Contas da União – TCU (https://contas.tcu.gov.br/ords/f?p=INABILITADO:INIDONEOS);
Observação: É possível consultar as 3 certidões (dos itens “b”, “c” e “d”) de forma conjunta no link: https://certidoes-apf.apps.tcu.gov.br/ - Consulta Consolidada de Pessoa Jurídica do TCU.
- Ø Relatório de Consulta Devedor – CADIN;
- Anexar PARECER REFERENCIAL n. 00001/2023/NLC/ETRLIC/PGF/AGU;
- Anexar PORTARIA Nº 243, DE 12 DE FEVEREIRO DE 2020;
- Anexar PORTARIA Nº 161, DE 19 DE MARÇO DE 2021 (somente para os campi descentralizados);
- Emitir minuta do termo de aditamento referente prorrogação em caráter excepcional e anexar no processo;
- Ø Emitir ofício de solicitação de análise do processo e autorização para prorrogação de vigência do contrato em caráter excepcional;
- Ø Encaminhar processo a Autoridade Competente para autorização.
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Gabinete
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- Analisar solicitação;
- Emitir despacho (documento) contendo as informações:
- O disposto nos arts. 16 e 17 da Lei de Responsabilidade Física (LC 101/2000);
- Declaração de Adequação orçamentária;
- Autorização do processo de prorrogação do contrato em caráter excepcional e autorização da minuta do termo.
- Encaminhar Processo para o setor de Administração/Contratos.
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Administração/Contratos
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SE NÃO AUTORIZADO:
- Devolver processo ao setor requisitante informando ou solicitando as alterações devidas para continuidade dos trâmites.
SE AUTORIZADO:
- Encaminhar processo para o setor da Contabilidade solicitando informações orçamentárias para emissão do Termo de Aditamento.
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Contabilidade
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- ·Emitir despacho no SUAP de dotação orçamentária;
- ·Anexar Empenho;
- ·Encaminhar processo para Administração / contratos.
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Administração/Contratos
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- Emitir Termo de Aditamento e Ofício de encaminhamento do termo à empresa, modelo disponível no SUAP;
- Encaminhar Termo e Ofício, por e-mail, à empresa e anexar comprovante ao processo;
- Comprovante de solicitação de “Declaração de Vedação de Nepotismo”, nos casos de contratos com Mão de Obra;
- Encaminhar Termo de Aditamento por e-mail ao setor requisitante e diretores de administração dos campi onde estão sendo executados os serviços para ciência da prorrogação do contrato e anexar comprovante no processo;
OBSERVAÇÕES:
- Para os campi descentralizados: informar no e-mail que o diretor administrativo deverá solicitar a Contabilidade providências para abertura do processo contábil de registro do termo de aditamento;
- Para contratos emitidos por campus descentralizado envolvendo unidades centralizadas na Reitoria e/ou outro campus: informar ao fiscal do contrato/requisitante para que o mesmo abra um processo no SUAP com o termo de aditamento e encaminhe para contabilidade da Reitoria realizar o registro contábil.
- Aguardar devolução do Termo assinado pela empresa;
- Após recebimento, conferir e encaminhar Termo de Aditamento para Assinatura do Reitor / Diretor Geral;
- Encaminhar processo para gabinete.
OBSERVAÇÃO: nos casos de termo de aditamento com assinatura digital, realizar a verificação da autenticidade da assinatura antes de encaminhar para assinatura do Reitor/Diretor Geral, e anexar comprovante no processo.
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Gabinete
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- Reitor/Diretor Geral assinar Termo de Aditamento em 02 (duas) vias;
- Devolver Termo de Aditamento assinado para Administração/Contratos.
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Administração/Contratos
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- Arquivar 01 (uma) via original;
- Preencher Ofício de “Devolução de Termo de Aditamento”, modelo disponível no SUAP, e anexar ao Processo;
- Devolver 01 (uma) via para fornecedor via AR-Correios, ou por e-mail quando se tratar de Termo de Aditamento com assinatura digital, e anexar comprovante no processo;
- Divulgar Termo de Aditamento no DOU e anexar a publicação no processo e no módulo “Contratos” do SUAP – aba “Publicações”;
- Verificar a publicação do Termo de Aditamento no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP);
- Cadastrar Termo de Aditamento no módulo “Contratos” do SUAP;
- Conferir entrega de garantia contratual, se houver, e anexar ao processo e no módulo “Contratos” do SUAP - aba “Documentos Relacionados”;
- Encaminhar Processo para ciência da Contabilidade.
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Contabilidade
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- Dar ciência no processo;
- Registrar Termo de Aditamento e Garantia contratual, quando houver;
- Devolver Processo para o setor de Administração/Contratos.
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Administração/Contratos
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- Emitir Atestado de Conformidade do Processo com o Parecer Referencial (conforme modelo disponível no SUAP);
- Preencher lista de verificação “prorrogação de contratos” (modelo disponível da AGU) e anexar ao processo e finalizar.
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