Formalização (emissão) de Contratos

Passo

Setor

Procedimento

1

Administração/Contratos

• Recebimento do Processo Licitatório referente à nova contratação, encaminhado pelo Setor responsável pela licitação;

OBSERVAÇÃO: setor de licitações deverá informar no despacho de encaminhamento o início da vigência do contrato (nos casos em que não houver emissão de ordem de serviço).

• Conferir no processo os documentos necessários para o PROCESSO DE FORMALIZAÇÃO do Contrato, (relacionados acima);
• Anexar CADIN (solicitar ao fornecedor quando não anexado anteriormente no processo);
• Anexar as seguintes Certidões:

a)   SICAF completo:

A1 – anexar SICAF “Ocorrências Impeditivas”

A2 – anexar SICAF “Ocorrências Impeditivas Indiretas”

A3 – anexar SICAF “Participação Societária”

b) Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas - CEIS, mantido pela Controladoria-Geral da União (www.portaldatransparencia.gov.br/ceis); 

c) Cadastro Nacional de Condenações Cíveis por Atos de Improbidade Administrativa, mantido pelo Conselho Nacional de Justiça (www.cnj.jus.br/improbidade_adm/consultar_requerido.php). 

d) Lista de Inidôneos, mantida pelo Tribunal de Contas da União – TCU (https://contas.tcu.gov.br/ords/f?p=INABILITADO:INIDONEOS).

Observação: É possível consultar as 3 certidões (dos itens “b”, “c” e “d”) de forma conjunta no link: https://certidoes-apf.apps.tcu.gov.br/ - Consulta Consolidada de Pessoa Jurídica do TCU.

• Emitir Termo de Contrato e anexar no processo;
• Emitir Ofício de Encaminhamento do Termo de Contrato ao fornecedor, modelo disponível no SUAP, e anexar comprovante de envio ao Processo;

OBSERVAÇÃO: no e-mail de encaminhamento do contrato ao fornecedor, quando se tratar de contratos com mão de obra exclusiva, solicitar preenchimento da “Declaração de Vedação de Nepotismo”.

• Encaminhar Processo para setor requisitante informando envio do Contrato ao fornecedor, solicitar agendamento de reunião e providências para emissão da ordem de serviço, quando houver (solicitar confirmação do nome dos fiscais e gestores responsáveis pela fiscalização do contrato).

2

Setor Requisitante

• Dar ciência no processo;
• Agendar reunião com a empresa contratada;
• Emitir Ordem de Serviço, quando houver;
• Informar o nome dos fiscais/gestores responsáveis pela fiscalização do contrato (caso solicitado);
• Devolver Processo para o setor de Administração/Contratos.

3

Administração/Contratos

• Receber Processo;
• Abrir Processo Eletrônico de “Designação de Fiscal/Gestor” e relacionar ao processo licitatório (Seguir o fluxo do processo eletrônico de “Designação de Fiscal/Gestor”).
• Após recebimento do Termo de Contrato assinado, conferir a devolução das 02 (duas) vias assinadas pela empresa;
• Encaminhar Termo de Contrato para assinatura do Reitor / Diretor Geral.

OBSERVAÇÃO: nos casos de Termo de Contrato com assinatura digital, realizar a verificação da autenticidade da assinatura da empresa antes de encaminhar para assinatura do Reitor/Diretor Geral, e anexar comprovante no processo.

4

Gabinete

• Reitor/Diretor Geral assinar Termo de Contrato em 02 (duas) vias;
• Devolver processo para o setor de Administração/Contratos.

5

Administração/Contratos

• Anexar Termo de Contrato assinado ao processo;
•  Arquivar 01 (uma) via original;
• Preencher Ofício de “Devolução de Termo de Contrato”, modelo disponível no SUAP, e anexar ao processo;
• Devolver 01 (uma) via assinada para a empresa via AR-Correios, ou por e-mail quando se tratar de Contrato com assinatura digital e anexar comprovante no processo;
  • Cadastrar Contrato no módulo “Contratos” do SUAP e anexar os seguintes documentos:

1 – Edital;

2 – Proposta da empresa;

3 – Convenção Coletiva, quando houver;

4 – Ordem de Serviço, quando houve;

5 – Portaria de Designação de Fiscais;

6 – Declaração de Vedação de Nepotismo, emitida pela empresa.

• Cadastrar Termo de Contrato no sistema “Comprasnet Contratos” e enviar a publicação para o DOU;
• Anexar a publicação no módulo “Contratos” do SUAP – aba “Publicações” e no processo;
• Verificar a publicação do Contrato no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP);
• EM CASO DE CONTRATO SISTÊMICO: encaminhar Contrato por e-mail aos Diretores de Administração dos campi onde serão executados os serviços para ciência da emissão do contrato, cadastro no SUAP e Publicação no DOU, e anexar comprovante no processo;

OBSERVAÇÕES:

1. Para os campi descentralizados: informar no e-mail que o Diretor Administrativo deverá solicitar a Contabilidade providências para abertura do processo contábil de registro do Contrato;
2. Para contratos emitidos por campus descentralizado envolvendo unidades centralizadas na Reitoria e/ou outro campus: informar ao fiscal do contrato/requisitante para que o mesmo abra um processo no SUAP com o Contrato assinado e encaminhe para a Contabilidade da Reitoria realizar o registro contábil.

• Aguardar e conferir entrega de garantia contratual, se houver, e anexar ao processo e no módulo “Contratos” do SUAP - aba “Documentos Relacionados; (Vide observação para conferência de garantia);
• Encaminhar processo para o Setor de Contabilidade com o despacho: “Encaminhamos processo para registro contábil do Contrato e da Garantia Contratual”.

OBSERVAÇÕES:

1. Se for contrato com mão de obra exclusiva: Abrir Processo Eletrônico de “Abertura e Gestão de Conta vinculada” (Seguir o fluxo do processo eletrônico de “Abertura e Gestão de Conta Vinculada”).
2. Se for contrato de Concessão Administrativa Onerosa: Emitir Ofício para o setor da Contabilidade de solicitação de Emissão de GRU’s, modelo disponível no SUAP.

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Contabilidade

• Realizar registro contábil;
• Se for contrato de concessão Administrativa Onerosa, emitir GRU’s e anexar ao processo;
• Devolver processo para o setor de Administração/Contratos.

7

Administração/Contratos

• Finalizar processo com despacho “Etapas do processo de formalização do Contrato concluídas conforme Fluxo do PEN”.

OBSERVAÇÕES:

1-   Se for contrato de Concessão Administrativa Onerosa, encaminhar GRU’s à empresa e anexar comprovante de envio ao processo e finalizar.

2-   Se for contrato de obra, encaminhar processo para o setor da Contabilidade.