Designação de Substituto nos casos de afastamento da chefia titular

Passo

Setor

Procedimento

1°

Chefia imediata

Atenção: o processo de solicitação de emissão de portaria deve chegar à Diretoria de Gestão de Pessoas da Reitoria com antecedência mínima de 30 (trinta) dias do início da substituição. O servidor designado como substituto deverá acompanhar se a sua portaria foi publicada no Centro de Documentação Digital (no caso de FG ou FCC) ou no Diário Oficial da União (no caso de CD).

• No módulo Documentos Eletrônicos>Documentos, preencher, assinar e finalizar o “Ofício - Indicação de Substituto para emissão de Portaria do Substituto.”;
• No módulo Processos Eletrônico>Processos, “Adicionar Processo Eletrônico”;
• No processo, “Adicionar Documento Interno” - “Ofício - Indicação de Substituto para emissão de Portaria do Substituto.”;
• Solicitar juntada de documentos ao servidor a ser designado. O servidor deve preencher, no módulo Documentos Eletrônicos > Documentos Pessoais, assinar e finalizar a “Declaração Pessoal - Declaração de Integridade para designação de chefia". Posteriormente, deve incluir a declaração no processo, juntamente com os documentos necessários de comprovação de acordo com a Portaria Nº 02, de 06 de Janeiro de 2021 (Para designação de FG e FCC: Artigo 4º; para designação de CD - 04: Artigo 5º; para designação de CD – 03: Artigo 6º; para designação de CD – 02: Artigo 7º) e o Currículo Lattes (opcional);No processo, deferir a documentação anexada pelo servidor a ser designado;
• Quando o servidor lotado no Campus, encaminhar o processo à Gestão de Pessoas do Campus. Quando o servidor lotado na Reitoria encaminhar o processo à Diretoria de Gestão de Pessoas – (DGPREIT/PROGEP).

2º 

• Analisar se o processo está devidamente instruído;
• Consultar o sistema e-Pad e, no módulo Documentos Eletrônicos>Documentos, preencher, assinar e finalizar uma declaração informando a não existência de penalidades de advertência e/ou suspensão;
• No processo, “Adicionar Documento Interno” da declaração informando a não existência de penalidades de advertência e/ou suspensão;
• No processo, fazer um “Upload de Documento Externo” do documento que demonstra a estrutura organizacional do campus atualizada, em PDF/A;
• Se o servidor for lotado em campus distinto daquele para o qual está sendo designado substituto, deverá constar no processo a anuência do dirigente geral do campus de origem;
• Encaminhar o processo, com despacho de deferimento, ao Gabinete do Reitor/Diretor do campus;

3º 

Gabinete do Diretor de campus/Reitor

• Analisar se o processo está devidamente instruído;
• Encaminhar o processo, com despacho de deferimento, à Diretoria de Gestão de Pessoas – DGPREIT (PROGEP);

4º

DGPREIT (PROGEP)

• Analisar se o processo está devidamente instruído;
• No módulo de Documentos Eletrônicos>Documentos, preencher “Portaria - Designação de Substituto”, disponível no SUAP, e solicitar a assinatura do Reitor (Após assinado o Gabinete da Reitoria – GABREIT – deve providenciar a publicação no Centro de Documentação Digital);
• No processo, “adicionar documento interno” da “Portaria – Designação de Substituto”; 
• Publicar a portaria no Diário Oficial da União;
• No processo, fazer um “Upload de Documento Externo” da publicação do DOU, em PDF/A;
• Encaminhar o processo à Coordenação de Cadastro - CCADREIT (DGPREIT/PROGEP);

CCADREIT (DGPREIT/PROGEP)

• Analisar se o processo está devidamente instruído;
• Fazer registros necessários no SIAPE;
• Encaminhar o processo à Coordenação de Pagamento de Pessoal - CPAGPREIT (DGPREIT/PROGEP);

CPAGPREIT (DGPREIT/ PROGEP)

• Analisar se o processo está devidamente instruído;
• Realizar acertos financeiros na ficha financeira do servidor;
• Encaminhar o processo à Coordenação de Arquivo– CARQREIT (DGPREIT/PROGEP);

CARQREIT (DGPREIT/PROGEP)

• Finalizar o processo;
• Incluir o processo no Assentamento Funcional Digital – AFD.